Здравствуйте. Схема, которая регламентировала бы описание писем из электронной почты, в ГОСТах не представлена. В своей практике мы не использовали такие описания, поэтому можем высказать лишь предположения.
На наш взгляд, электронная природа ресурса в данном случае не имеет значения. Такое письмо может хранится в облаке электронной почты, на жестком диске Вашего компьютера, или же в распечатанном виде. Полагаем, что в данном случае описание будет соотноситься с описанием архивных документов (пункт 11 ГОСТ Р 7.0.5-2008 ). Главным при описании архивного документа является возможность определить его местонахождение и таким образом идентифицировать его.
Сведения о поисковых данных документа содержат указание на место хранения:
// Из архива исследователя.
// Личный архив такой-то/такого-то
// В частном фонде такой-то/такого-то.
Если у письма нет заглавия, оно формулируется на основе анализа и заключается в квадратные скобки. Сведения о месте производства для неопубликованных документов не приводят.
В описание включаются те данные, которые необходимы для работы, в списке к которой будет фигурировать такое описание. Сведения о том, что письмо пришло по электронной почте и указание адресов можно добавить в область примечания, если это имеет принципиальное значение и информация не является приватной.