Здравствуйте. Строго говоря, схема, которая жестко регламентировала бы описание таких документов, в ГОСТах не представлена. Учитывая, что ГОСТы содержат значительное количество факультативных элементов, что позволяет некоторое отступление от формального принципа в определенных случаях (конечно, с соблюдением унификации элементов списка), Вы можете оформлять список, исходя из целей и задач Вашей работы, и ориентироваться, прежде всего, на требования Вашего научного руководителя.
В настоящее время эти письма являются документами Вашего личного хранения, т.е., входят в Ваш личный архив.
Предполагаем, что описание таких документов будет производиться по
ГОСТ Р 7.0.5-2008 Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления , который регламентирует описание архивных документов (п.11).
Поскольку письма официальные, скорее всего, они содержат все необходимые сведения, чтобы составить описание согласно данному ГОСТу.
Велика вероятность, что Вы не систематизируете документы личного архива, поэтому в области поисковых данных документа за двумя косыми чертами может стоять следующее
// Личный архив такой-то (Ваши Ф.И.О.)
Также Вы можете выделить данные письма из основного списка литературы. Если нет других архивных источников, их можно оформить в виде пронумерованного приложения к основному списку литературы под заглавием «Документы из личного архива такой-то» и опустить область поисковых данных.